تنها انجام یک پروژه کافی نیست، پروژه می بایست در زمان قابل قبولی نتیجه دهد تا ارزش داشته باشد، بنابراین مدیریت زمان در پروژه شامل یک سری تکنیک ها، روش ها و ابزارهای خاص می شود که کارشناسان تیم انجام پروژه با آزمون و خطا به آن ها رسیده اند. مطالبی که در این مقاله می خوانید حاصل تجربه متخصصانی است که در مجموعه ما فعالیت می کنند و پروژه های خود را به این نحو مدیریت می کنند.
تکنیک ها و ابزارهای مدیریت زمان
تکنیک ها و ابزارهای مختلفی به منظور مدیریت زمان در پروژه ها وجود دارند که هر یک شرایط مخصوص به خود را دنبال می کنند. مثلاً:
روش های برنامه ریزی زمان
یکی از روش هایی که به برنامه ریزی زمان کمک می کند نمودار گانت است. نمودار گانت شرایطی فراهم می کند تا وظایف و فعالیت هایی که برای یک پروژه تعریف شده است طبق زمان بندی مشخص دنبال شوند. نموداری که محور افقی آن نشانگر زمان و محور عمودی نشان دهنده فعالیت است.
مسیر بحرانی یکی دیگر از روش هایی است که به مدیریت زمان کمک می کند. در این روش در ابتدا کارهایی که برای تکمیل پروژه و وابستگی های آن نیاز است شناسایی می شود، سپس نوبت به تخمین مدت زمان پروژه ها می رسد. مدت زمان وظایف و همینطور وابستگی آنها کمک می کند تا مسیر بحرانی به درستی محاسبه شود و سپس برنامه ریزی دقیق صورت بگیرد. این روش نقاط عطف و قابل تحویل پروژه را نیز مشخص می کند.
ابزارهای مدیریت پروژه
نرم افزارهای مدیریت پروژه از دسته ابزارهایی هستند که ما در مجموعه انجام پروژه برای سازماندهی زمانی بهتر پروژه ها از آنها استفاده می کنیم. مثلاً نرم افزار behtime از یکی از پیشروترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و تایم شیت ایرانی مبتنی بر وب است. این نرم افزار کاملاً بر اساس سیستم ایرانی طراحی شده و به نوعی می تواند مدیریت زمان پروژه ها در بخش فعالیت، همکاری تیمی و ارزیابی عملکردی مناسب باشد. امکانات متنوع برنامهریزی از ویژگی های مهم نرم افزار به تایم است.
برای پروژه های تیمی به سراغ ابزار hamtick می رویم. مجموعهای کامل از امکانات در زمینه مدیریت پروژه و کار که شامل شامل ویژگیهایی مانند تایم شیت، گانت چارت فارسی، ساختار شکست کار، امکان تایید و رد کارهای انجام شده توسط ناظر، وابستگی کارها به یکدیگر می شود.
Trello هم نرم افزار فارسی زبان تصویری مبتنی بر وب است. این اپ روی گوشی موبایل هم نصب شده و به نوعی علاوه بر مدیریت زمان می تواند از اطلاعات پروژه نیز نگهداری کند. با استفاده از ترلو می توانید آماری دقیق و شفاف از کلی ترین تا جزئی ترین بخش های انجام پروژه ها را آماده و بایگانی نمایید.
تکنیک های کاربردی برای مدیریت زمان
تکنیک های مدیریت زمان باعث می شوند میزان خطا کمتر شود. مثلاً تکنیک پومودورو یکی از تکنیک هایی است که جلوی خستگی را می گیرد. تکنیکی که مشهور به 25-5 است. یعنی پس از 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت نیاز است و با تکرار 4 مرتبه از این روش نیاز به یک استراحت نیم ساعته خواهد بود. روشی که در مجموعه انجام پروژه سبب افزایش تمرکز متخصصین شده است.
گاهی نیز برای اینکه پروژه مسیر دقیقتری را طی کند و از نظر زمانی کم نیاوریم به سراغ تکنیک ماتریس آیزنهاور می رویم. در این روش 4 ربع زمان داریم که در جدول زیر توضیح داده شده است.
| ربع اول: فوری و بسیار مهم | اولویت به کارهایی داده می شود که بسیار مهم بوده و زمان کمتری دارند. |
| ربع دوم: فوری نیست اما پر اهمیت کمتر | این قسمت مربوط به کارهایی است که مهم هستند و باید زمان انجامشان مشخص شود. |
| ربع سوم: فوری با اهمیت کم | کارهایی که از نظر زمانی مهلت زیادی ندارند حتی اگر خیلی مهم نباشند. این کارها می توانند برون سپاری شده و یا باید به صورت اتوماتیک تعریف شوند. |
| ربع چهارم: فوری نیست، مهم نیست. | ممکن است بسته به نوع پروژه این سری وظایف با تاخیر انجام شده و یا به کل حذف شوند. |
نحوه تهیه برنامه زمانبندی واقعبینانه برای اتمام پروژه
به منظور اینکه بتوانید برنامه ای به دور از اغراق برای به پایان رساندن پروژه داشته باشید نیاز است فعالیت ها را در ساده و واضح ترین شکل ممکن تعریف کنید. نیاز به تعیین توالی فعالیت ها است. از سوی دیگر می بایست مدت زمان فعالیت ها تخمین زده شود. در نهایت شما اطلاعاتی دارید که می توانید به کمک آن برنامه زمان بندی تهیه کرده و سپس آن را کنترل کنید.
نحوه مدیریت تغییرات در برنامه زمانبندی
ممکن است پروژه شما دستخوش یک سری تغییرات شود مثلاً در شروع کار شما زمان 10 ماهه دارید اما پس از یک ماه اتفاقاتی رخ دهد که زمان به 6 ماه کاهش می یابد. برای مدیریت تغییرات قدم اول سازگاری با تغییرات جدید است. نیاز است گردش کار را برای تطابق با زمان بندی های جدید بهینه سازی نمایید. مهم است که هزینه های احتمالی به منظور توسعه پروژه را کنترل کنید و همینطور می بایست ریسک هایی که ممکن است از الزامات پروژه های جدید ایجاد می شود را نیز به حداقل برسانید.
ارائه راهکارهایی برای کاهش تأخیر در پروژه
یکی از روش های کاهش تاخیر در پروژه، افزایش منابع است که سبب رشد نقدینگی هم می شود. مهندسی همزمان یعنی همپوشانی فاز طراحی و اجرا نیز کمک می کند تا پروژه سریع تر پیش برود. شما می توانید روش انجام کار را نیز تغییر دهید و یا نیروی انسانی و نرم افزارها را بیشتر کنید.
نحوه ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی برای جلوگیری خستگی کارکنان
برای اینکه کارکنان یک پروژه بتوانند تعادل خوبی بین زندگی و کار خود داشته باشند نیاز است اهداف هر روز مشخص شده و به دسته های کوچک تقسیم شود. ساعت کاری منعطف باشد. مهارت کار تیمی وجود داشته باشد و همینطور مدیریت زمان به طور واقع بینانه و بر اساس ظرفیت و مهارت هر شخص صورت بگیرد.
سخن پایانی
برای اینکه یک پروژه به پایان برسد قطعاً نیاز است تا زمان غنیمت شمرده شود. شما به عنوان یک شخص و یا گروهی که قصد دارد پروژه ای را انجام دهد باید تکنیک ها و روش های مختلف مدیریت زمان را بلد باشید بنابراین اگر قصد دارید پروژه انجام دهید ولی خودتان مهارت کافی ندارید می توانید از خدمات مجموعه انجام پروژه استفاده کنید.
